Účastníku občanského soudního řízení, u něhož jsou předpoklady, aby byl soudem osvobozen od soudních poplatků, soud na základě jeho žádosti ustanoví zástupce, jestliže je to nezbytně třeba k ochraně jeho zájmů (§ 30 zákona č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, ve znění pozdějších předpisů). Soud je povinen účastníka poučit o tom, že může požádat o ustanovení zástupce.
Ustanoveným zástupcem může být jakákoli fyzická osoba, která má procesní způsobilost v plném rozsahu, je způsobilá k řádnému zastupování a se svým ustanovením souhlasí. Zástupcem nemusí být vždy advokát, ale existují případy, kdy soud ustanovuje zástupce z řad advokátů obligatorně.
K ustanovení zástupce z řad advokátů soud přistupuje v případě, že to vyžadují zájmy účastníka, což v podstatě znamená, že musí jít o řízení složité, a to jak skutkově, tak právně. Dále soud ustanoví zástupce z řad advokátů v případech, kde je stanoveno povinné zastoupení advokátem (notářem). Typicky jde např. o povinné zastoupení pro dovolací řízení.
O ustanovení zástupce lze požádat soud nejen v rámci již probíhajícího soudního řízení, ale také před jeho zahájením.